„Wer schreibt, der bleibt.“, so lautet ein bekanntes Sprichwort, das sicherlich auch für den Vertrieb gilt. Aktuelle Kundendaten sind der Motor einer jeden Vertriebsstruktur, eine übersichtliche Kontakthistorie, angereichert mit Hintergrundinformationen stellen den Idealfall dar.
Leider sieht die Realität in vielen Verkaufsorganisationen anders aus. Wie man mit Hilfe moderner und bezahlbarer Softwarelösungen hier schnell und nachhaltig Abhilfe schafft, möchte ich im Folgenden zeigen.
Vertrieb lebt vom Wettbewerb und der herrscht nicht nur zwischen Wettbewerbern, sondern oft auch innerhalb der Verkaufsorganisationen mittelständischer Unternehmen. In der Folge schaffen sich die Mitarbeiter eigene Informationssilos, die oft nicht mit anderen geteilt, beziehungsweise unternehmensweit verfügbar sind. Der eine nutzt Excel, der andere ein vorhandenes CRM-Tool, wieder einer nutzt sein bewährtes Ablagesystem, und vielleicht hat sogar ein anderer alle Daten im Kopf. Hinzu kommt, dass die Pflege der Daten oft nur stiefmütterlich erfolgt, da viele Vertriebler denken, dass die Dokumentation der Vertriebsaktivitäten verlorene Zeit darstellt. In der Summe sprechen wir deswegen auch von einem strukturellen Problem, das sich nicht nur mit Software alleine, sondern nur durch eine Konsolidierung und Digitalisierung der bisherigen Prozesse erreichen lässt.
Daten zentralisieren und Silos abschaffen
Im ersten Schritt, noch bevor eine Software-Lösung angeschafft wird, müssen die gewachsenen Prozesse identifiziert und optimiert werden. Hier gilt es folgende Fragen zu beantworten:
- Wo fallen Kundendaten im Unternehmen an?
- Wie und in welchen Systemen werden Kundendaten gesammelt und abgespeichert?
- Wer hat Zugriff auf diese Daten?
- Welche Prozesse sind im Vertrieb definiert?
- Gibt es eine Dokumentation der Kundenhistorie?
Bereits aus diesen Fragestellungen lassen sich die meisten Problemen einfach ableiten. Auch wenn der Vertrieb scheinbar brummt, werden Entscheidungen aufgrund von „Bauchgefühlen“ getroffen, weil eine aussagekräftige Datenbasis fehlt.
Daten zielgerichtet erfassen
Mit Hilfe heutiger Marketing-Automationen, beispielsweise der von uns eingesetzten HubSpot-Suite, lassen sich Daten gezielt und auf Basis des Verhaltens potenzieller Kunden über alle digitalen Kommunikationskanäle hinweg, erfassen und automatisiert bearbeiten. Im Ergebnis erhalten Sie so nicht nur eine bessere Sicht auf Kunden und Interessenten, der Vertrieb wird auch deutlich von Routinearbeiten entlastetet und kann sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.
Das Sales Hub von HubSpot – ein umfassendes CRM für das Kundenbeziehungsmanagement – ist genau darauf angelegt. Ihre Vertriebsprozesse und die Produktivität Ihres Vertriebsteams werden optimiert und die Effizienz gesteigert.
Alle Interaktionen mit bestehenden und potenziellen Kunden – also Kontakten und Leads (Interessenten) - werden in einer einzigen Plattform verwaltet. Diese Informationen stehen allen Mitgliedern Ihres Vertriebsteams zur Verfügung. Mittels Cloud ist der Zugriff auch unterwegs überall per mobilen Endgeräten nutzbar. Die Kundenbetreuung erfolgt nicht mehr zufällig, sondern prozess- und statusorientiert und wird hierdurch deutlich intensiviert.
Vertriebsprozesse optimieren – Abschlussicherheit erhöhen
Neue Leads schneller entdecken – mit HubSpot sehen Sie in Echtzeit, wer Ihre Website besucht hat und welche Seiten besucht wurden, selbstverständlich datenschutzkonform. An der Verweildauer lassen sich erste Schwerpunkte und Schwachpunkte Ihrer Webseiteninhalte ablesen. Versenden Sie automatisierte und personalisierte E-Mails, die Sie aus Vorlagen erstellen und die aufgrund des Verhaltens Ihrer Kunden und Interessenten ausgelöst werden. Öffnet Ihr Lead eine dieser E-Mails werden Sie dank E-Mail-Tracking sofort benachrichtigt. Nutzen Sie die Möglichkeit des Follow-Ups für einen direkten Dialog, entweder telefonisch oder erneut per E-Mail. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit für eine offene Kommunikation, einen Termin beim Interessenten und im Endeffekt auf einen Deal.
Ihre Vertriebspipeline immer im Blick
HubSpot nimmt Ihnen auch bei der Erstellung von Datensätzen bereits vieles an Arbeit ab. Anhand der angegebenen Unternehmens-Website erstellt HubSpot automatisch einen ausführlichen Datensatz, der durch relevante Daten, wie Branche, Mitarbeiteranzahl und Jahresumsatz ergänzt wird. Ohne Ihr Zutun. Neue Kontakte werden dann durch automatisierte Prozesse anhand der E-Mail Domain mit dem jeweiligen Unternehmen verknüpft oder ein neuer Unternehmensdatensatz wird erstellt.
Die Kontakte können Sie anschließend in benutzerdefinierte Lifecycle-Phasen einteilen. So haben Sie nicht nur deren Status, sondern auch Ihre Vertriebszahlen immer im Blick.
Vernetzen Sie Ihr Team, indem Sie mittels automatisierten Workflows Leads und Aufgaben zuweisen, Transparenz in Kennzahlen (KI) und Status schaffen und die Produktivität und Abschlussmotivation innerhalb Ihres Teams steigern.
HubSpot bietet Ihnen die Möglichkeit Lösungen für einzelne Prozesse in einer Plattform zu bündeln. Ihr Zeitmanagement wird noch effektiver, so bleibt mehr Kapazität die Interaktion mit Ihren Kunden voranzutreiben, damit Sie sich letztendlich auf Ihr Kerngebiet, das Anbieten und Verkaufen Ihrer Dienstleistungen oder Produkte konzentrieren können.
Um die Akzeptanz des CRMs und dessen Nutzung innerhalb Ihres Vertriebsteams zu fördern, bietet HubSpot ein benutzerfreundliches, intuitives Interface und umfangreiches Schulungsmaterial an. Von einer Wissensdatenbank über das HubSpot Community-Forum bis hin zur HubSpot Academy, deren Inhalte - zum großen Teil in Englisch - zur Verfügung steht.
Living The Net – Ihr Partner beim Onboarding
Die Einführung eines CRMs ist stets mit einem Onboarding-Prozess verbunden, der die Integration begleitet, die Stakeholder mit relevantem Wissen ausstattet, Transparenz in Anwendungsmöglichkeiten und Kosten und somit erhöhte Akzeptanz schafft.
Living The Net ist als HubSpot Silver Partner selbst langjähriger Nutzer und Anwender von HubSpot-Systemen. Unsere Kunden nutzen HubSpot für Vertrieb, Marketing und Kundenservice erfolgreich, unter anderem im E-Mail Marketing und E-Mail Tracking, als Websiteanwendung und Blogs.
Mit HubSpot unterstützen wir Sie dabei, dass Ihre Technologieauswahl einwandfrei im Tagesgeschäft funktioniert, die Unternehmensabläufe auf innovativer Ebene unterstützt werden und Sie eine messbare Zeitersparnis in Kundenkommunikation, Angebotsmanagement und Produktivität erzielen.
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Systemintegration - Wie man aus zwei eins macht - für Sie interessant sein.
